Privacybeleid voor Kravia
Laatst bewerkt:
Inleiding
Kravia is een incassobedrijf dat actief is in Noorwegen, Finland en Zweden. We zijn toegewijd aan het beschermen van de privacy en persoonsgegevens van individuen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit privacybeleid beschrijft hoe we persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen in het kader van onze incassoactiviteiten. De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is de Kravia-entiteit in uw rechtsgebied.
Verzameling van persoonsgegevens
We kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
Contactgegevens: Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en andere contactgegevens.
Financiële informatie: Schuldinformatie, betalingsgeschiedenis en gerelateerde financiële informatie die nodig is voor incasso.
Identificatiegegevens: Nationaal identificatienummer, paspoortnummer, rijbewijsgegevens of andere identificatiedocumenten zoals vereist door de wet.
Werkgeversinformatie: Arbeidsverleden, werkgeversgegevens en inkomensinformatie.
Juridische en gerechtelijke informatie: Informatie met betrekking tot juridische claims, gerechtelijke procedures en vonnissen.
Communicatie-informatie: Correspondentie, communicatie en andere informatie uitgewisseld met individuen.
We verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van individuen of van derden, zoals crediteuren, kredietbureaus, openbare registers of andere rechtmatige bronnen.
Gebruik van persoonsgegevens
We gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Facturatie en incasso: Om facturen te verzenden en incassodiensten uit te voeren, waaronder contact opnemen met debiteuren, betalingsregelingen treffen en uitstaande schulden innen.
Naleving van wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen, waaronder anti-witwassen, fraudepreventie en rapportageverplichtingen.
Communicatie en ondersteuning: Om te communiceren met individuen, vragen te beantwoorden en klantenondersteuning te bieden.
Bedrijfsvoering: Om onze bedrijfsactiviteiten te beheren en te administreren, inclusief registratie, boekhouding en interne analyse.
Juridische verdediging: Om onze wettelijke rechten uit te oefenen of te verdedigen in geval van geschillen, claims of juridische procedures.
Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
We verwerken persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen:
Uitvoering van een overeenkomst: Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract of overeenkomst met de betrokkene, zoals de incasso-overeenkomst.
Wettelijke verplichtingen: Verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals die welke worden opgelegd door financiële, boekhoud-, belasting- en anti-witwaswetgeving.
Gerechtvaardigde belangen: Verwerking is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van derden, zoals schuldvordering, fraudepreventie en bedrijfsbeheer. We wegen onze belangen zorgvuldig af tegen de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
Toestemming: Verwerking is gebaseerd op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, die in bepaalde situaties kan worden verkregen. Als we uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.
Verstrekking van persoonsgegevens
We kunnen persoonsgegevens verstrekken aan de volgende ontvangers of categorieën van ontvangers, zoals toegestaan door de wet:
Crediteuren en zakenpartners: Om schuldinformatie te communiceren en samen te werken met crediteuren en zakenpartners die betrokken zijn bij het incassoproces.
Dienstverleners: Om gebruik te maken van externe dienstverleners die ons helpen bij het verlenen van incassodiensten, zoals IT-dienstverleners, juridische adviseurs en professionele consultants.
Juridische en regelgevende autoriteiten: Om te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten kunnen we persoonsgegevens verstrekken aan rechtbanken, wetshandhavingsinstanties, regelgevende autoriteiten en overheidsinstanties.
Vertegenwoordigers van debiteuren: In bepaalde omstandigheden kunnen we persoonsgegevens verstrekken aan wettelijke vertegenwoordigers, agenten of adviseurs van debiteuren die betrokken zijn bij schuldbemiddeling of geschillenbeslechting.
Rechtsopvolgers en overnemers: In geval van fusie, overname of overdracht van activa kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan potentiële of werkelijke rechtsopvolgers, overnemers of cessionarissen.
Bewaring en anonimisering van gegevens
We stellen gegevensprivacy voorop en nemen stappen om uw persoonlijke informatie verantwoord te verwerken. We bewaren uw gegevens zo lang als nodig is om onze dienst te verlenen en te voldoen aan wettelijke autoriteiten voor auditdoeleinden. Zodra deze periode voorbij is, anonimiseren of verwijderen we de gegevens om uw privacy te beschermen.
Voor facturatie en incasso uitgevoerd door Kravia worden de gegevens bewaard tot minimaal het moment waarop de uitstaande bedragen zijn verrekend, met daarbovenop een bewaartermijn overeenkomstig de verplichte boekhoud- en administratieverplichtingen. In de meeste gevallen betekent dit dat de gegevens tot vijf jaar na het jaar waarin de definitieve uitstaande bedragen zijn verrekend worden bewaard, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of bijzondere omstandigheden dit vereisen.
Beveiligingsmaatregelen voor gegevens
Het beveiligen en handhaven van de vertrouwelijkheid van de gegevens die in onze systemen zijn opgeslagen, is een topprioriteit bij Kravia. We hebben robuuste maatregelen geïmplementeerd om uw gegevens te beschermen, zodat alleen bevoegd personeel met taakgerelateerde verantwoordelijkheden er toegang toe heeft en ze kan verwerken. De volgende beveiligingsmaatregelen zijn van kracht:
Toegangscontrole: Gegevens die in ons systeem zijn opgeslagen, zijn alleen toegankelijk voor personen van wie de functie gegevensbeheer vereist. Gebruikersautorisaties worden toegewezen op basis van specifieke functiebeschrijvingen, zodat de toegang beperkt blijft tot relevante gegevens.
Systeembeveiliging: De systemen van Kravia zijn beschermd tegen externe bedreigingen, met servers beveiligd door firewalls. Communicatie binnen het systeem verloopt via versleutelde verbindingen, wat een extra beveiligingslaag biedt.
Persoonlijke autorisatiecontrole: Gegevens zijn beschermd via persoonlijke autorisatiecontroles, die nauwlettend worden bewaakt. Medewerkers/gebruikers zijn gebonden aan geheimhoudingsovereenkomsten om de vertrouwelijkheid van de informatie die zij tijdens hun werkzaamheden verwerken te handhaven.
Training en begeleiding: We hechten groot belang aan training en begeleiding met betrekking tot vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Ons personeel ontvangt continue training om up-to-date te blijven met de beste praktijken en regelgevende vereisten.
Fysieke beveiliging: Onze bedrijfspanden zijn beveiligd, met beperkte toegang. Handmatige materialen worden bewaard in afgesloten kasten, en verouderde materialen worden veilig opgeslagen in afgesloten datacontainers. De panden zijn uitgerust met een alarmsysteem ter verdere verbetering van de beveiliging.
Gegevensback-up en opslag: Applicatiegegevens worden ten minste één keer per dag geback-upt en databasegegevens en back-ups worden opgeslagen op meerdere fysiek gescheiden locaties. Back-upkopieën zijn altijd versleuteld en beschermd met verschillende technische maatregelen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
Deze beveiligingsmaatregelen zijn ingevoerd om een hoog beschermingsniveau voor uw gegevens te bieden. We zijn toegewijd aan het handhaven van de vertrouwelijkheid en integriteit van uw informatie en het continu verbeteren van onze beveiligingspraktijken om in te spelen op nieuwe bedreigingen en industriestandaarden.
Rechten van gebruikers
Bij Kravia respecteren we uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke informatie. Als individu heeft u de volgende rechten:
Recht op inzage: U kunt opvragen welke persoonlijke informatie we over u hebben opgeslagen in onze systemen.
Recht op correctie: Als uw persoonlijke informatie onjuist, onvolledig of verouderd is, heeft u het recht om correcties te verzoeken.
Recht op wissing: U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te wissen, welk verzoek we zullen respecteren en naleven.
Recht op beperking: Als we uw persoonlijke informatie verwerken zonder rechtsgrondslag of als u meent dat we deze niet voor specifieke doeleinden mogen gebruiken, kunt u beperkingen op de verwerking ervan verzoeken.
Recht om bezwaar te maken: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten. U heeft bovendien, op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie (bijvoorbeeld een specifieke behoefte aan bescherming van uw identiteit), het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigde belangen, waaraan we zullen voldoen, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor onze verwerking bestaan die zwaarder wegen dan uw belang, of als onze verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
Gegevensoverdraagbaarheid: U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens aan u of aan anderen te verstrekken in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
Houd er rekening mee dat de bovengenoemde rechten onderworpen kunnen zijn aan verdere uitzonderingen en beperkingen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming. Om deze rechten uit te oefenen of voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen zoals hieronder beschreven in dit privacybeleid. Houd er rekening mee dat we u om aanvullende informatie kunnen vragen als dergelijke informatie nodig is om uw identiteit te bevestigen.
Internationale gegevensoverdrachten
We dragen geen persoonsgegevens over naar buitenlandse landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dit noodzakelijk is voor de doeleinden van het verlenen van onze diensten, zoals het gebruik van clouddiensten. We willen u verzekeren dat alle gegevensoverdrachten die voor deze doeleinden worden gedaan, volledig in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en regelgeving inzake gegevensbescherming worden uitgevoerd. Dergelijke maatregelen omvatten het gebruik van standaard contractuele clausules om de overdracht van gegevens buiten de EER te waarborgen of het vertrouwen op adequaatheidsbesluiten aangenomen door de Europese Commissie. Onze toewijding is om de hoogste normen van veiligheid en vertrouwelijkheid te handhaven om uw informatie te beschermen.
Contactgegevens
Als u vragen heeft over dit privacybeleid, inclusief hoe we persoonsgegevens verwerken, of als u een verzoek wilt indienen om uw rechten uit te oefenen, neem dan contact met ons op via: compliance@kravia.ai.
U kunt ook een klacht indienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Kravia niet in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. De contactgegevens van alle EER-toezichthoudende autoriteiten zijn te vinden hier.
Wijzigingen
We kunnen het privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Het privacybeleid zal bijvoorbeeld worden bijgewerkt om te voldoen aan eventuele wetswijzigingen of als we wijzigingen aanbrengen in onze verwerking van persoonsgegevens.
De meest recent bijgewerkte versie van het privacybeleid is altijd beschikbaar op https://www.kravia.ai/legal/privacy-policy